تدارکات به چه معناست ؟

تدارکات به معنای تامین خدمات یا کالا ها از منابع خارجی می باشد.در این رابطه شرکت های خصوصی از واژه خرید (purchasing) و متخصصین فناوری اطلاعات از واژه برون سپاری (outsourcing) به جای آن استفاده می کنند.بسیاری از شرکت ها و به خصوص در پروژه های ساختمانی به برون سپاری روی می آورند.دلایل اصلی روی آوردن به برون سپاری را می توان در موارد زیر نام برد:

• هزینه های ثابت و تکراری را کاهش می دهند
• کارفرما بر فعالیت اصلی خود تمرکز می نماید
• به مهارت ها و فن آوری های نوینی می توان دست یافت
• در تامین نیروی انسانی و مدیریت آن انعطاف پذیری ایجاد می کند.
• پاسخگویی و مسئولیت پذیری و در نتیجه پیشرفت مطابق با برنامه زمانی را با توجه به ایجاد پیمان افزایش می دهد.

اهمیت برنامه ریزی تدارکات پروژه ها

مدیریت تدارکات به فرآیندی به منظور خرید و یا تامین محصولات و خدمات برای یک پروژه خارج از سازمان مجری پروژه مربوط می شود و هر اموری مانند عقد قراردادها، کنترل و نظارت بر تدارکات پروژه مرتبط با این بخش از برنامه ریزی و مدیریت در پروژه ها می شود.هدف از این بخش مدیریت تحویل دادنی های پروژه در موعد مقرر و با کیفیت مورد نیاز می باشد.در نتیجه این بخش در مدیریت پروژه های ساختمانی به  دلیل وجود منابع متعدد ساخت و خدمات مورد نیاز و تیم ها یا شرکت های تامین منابع یا مصالح ساختمانی بسیار اهمیت داشته و باید با استفاده از دانش و تخصص در حوزه مرتبط به خود انجام گیرد.مهندسین شرکت بنای یکپارچه مجسم با استفاده از دانش و تجربه ای که در مدیریت و برنامه ریزی تدارکات و انعقاد قرارداد ها دارا می باشند، قادر به مدیریت این بخش از پروژه ها به صورتی که منابع هر بخش از پروژه در موعد مقرر تامین شود می باشند.

فرآیند های مدیریت تدارکات

 فرآیند مدیریت تدارکات طبق منابع مهم این حوزه همچون PMbok به موارد زیر تقسیم می شوند :

1. برنامه ریزی خرید و تامین 2. برنامه ریزی پیمان 3. درخواست پاسخ از فروشندگان 4. انتخاب فروشندگان 5. مدیریت پیمان و اداره پیمان 6. اختتام پیمان

 

برنامه ریزی تدارکات پروژه : این بخش که از مهم ترین فرآیندها در شروع مدیریت تدارکات می باشد به تامین لیستی از خرید های مصالح و تجهیزات مورد نیاز پروژه می پردازد.تمامی مدارک و مستندات این یست مطابق با نقشه ها تهیه شده و شرکت های فروشنده نیز مشخص می گردند تا این لیست به بخش خرید منتقل گردد.

اجرای تدارکات : پس از ایجاد لیست خرید و شناسایی فروشندگان باید به دریافت پاسخ از فروشندگان پرداخت تا نظر آنها را درباره قیمت و یا موجودی آنان دریافت کرد.سپس می توان به انعقاد قرارداد ها با توجه به امور مناقصات و استعلام ها پرداخت.پیش از انعقاد یا امضای قراردادها پیش نویسی از هر یک تهیه شده و توسط متخصصین ما در این حوزه بررسی می شوند.

کنترل و نظارت بر تدارکات : در طی این فرآیند ها و زمانی که فروشنده باید موارد تحویل شدنی را به محل ساخت پروژه انتقال دهد، نظارت و کنترل بر انجام امور و کیفیت یا میزان تحویل شدنی ها از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد.در این بخش باید مشخص گردد که هم فروشنده و هم خریدار مطابق با تعهدات خود عمل می کنند و اگر نیاز به تغییراتی در حین تامین باشد، با توفق طرفین این تغییرات و اصلاحات صورت می پذیرد.

خاتمه تدارکات : این بخش زمانی اتفاق می افتد که تمامی تدارکات پروژه تکمیل شده و موارد مورد نیاز تامین شده اند.بدین صورت طبق قرارداد های موجود با شرکت های فروشندگان پیمان خاتمه یافته و پروژهخدمات یا محصول و مصالح خود را  از شرکت مورد نظر تامین کرده است.در این بخش گزارش های نهایی و صورت وضعیت های نهایی به منظور تسویه حساب ها تامین می گردند.اما یکی از بخش هایی که در پروژه های بزرگ در حین خاتمه پیمان وجود دارد مدیریت ادعاها (claim) می باشد و باید توسط افرادی که در زمینه حقوقی و مدیریت ساخت پروژه ها دارای تجربه و دانش می باشند انجام گیرد.

مدیریت زنجیره تامین

هدف از مدیریت زنجیره تامین ایجاد قابل اطمینان در انتقال مواد و خدمات از ابتدا تا انتهای زنجیره تامین می باشد.فرآیند شناسایی نیاز های پروژه که می توان از طریق تدارک محصول یا خدمات خارج از سازمان پروژه به بهترین نحو تحقق یابند و باید حین تلاش تعریف محدوده به انجام برسند.در مراحل اولیه توسعه پروژه کارفرما استراتژی کار را تعیین می کند و برنامه ای که طی آن بتوان کارها را سر موعد خود انجام داد تهیه می کند.استراتژی و چارچوب اداره کردن پروژه شکل گرفته شامل قرارداد ها، نقش ها و مسئولیت تیم پروژه و زمان بندی طراحی، تدارکات و ساخت می باشد.مدیریت تمامی بخش های بالادستی و پایین دستی در زنجیره تامین می تواند توسط برنامه ریزی هایی که توسط مدیران پروژه ما در بخش مدیریت زنجیره تامین فعالیت داشته اند، صورت گیرد.

برنامه ریزی تدارکات با استفاده از BIM

با استفاده از مدلسازی اطلاعات ساختمان می توان تمامی نیاز های ساختمان را در بخش های مختلفی همچون مصالح و تجهیزات به دست آورد و متره و برآورد دقیقی از تحویل شدنی های دیسیپلین های مختلفی همچون سازه و تاسیسات مکانیکی یا برق تامین کرد.سپس لیستی از موارد مورد نیاز ساختمان با توجه به مدل هایی که بر اساس طرح های ارائه شده می باشند به شکل دقیقی تامین می شود و می توان مطابق با این لیست و مدارکی که در بخش هایی همچون BIMCobie برای هر جزء از ساختمان موجود می باشد به تامین مصالح ساختمان پرداخت.در لیست های تهیه شده در فرآیند BIM اطلاعات تماس با فروشندگان و پیمانکاران موجود بوده و مسیر تامین تدارکات پروژه به سهولت انجام می گیرد.

برنامه ریزی تدارکات با استفاده از مدل سه بعدی  BIM

با استفاده از مدلسازی های انجام شده در قالب BIM که تمامی اطلاعات ساختمان را در هر بخش به صورت کامل در بر دارند می توان در هنگام برنامه ریزی و اجرای تدارکات تمامی اجزای در برگیرنده پروژه را به صورت سه بعدی و دو بعدی مشاهده کرد.اما خدماتی که شرکت مشاوران بنای یکپارچه مجسم ارائه می دهد چیزی فراتر از این بوده و می توان از تمامی اطلاعات وجود در  مدل ها در سایت ساخت پروژه استفاده کرد.در نتیجه با مدیریت و استفاده از تمامی اطلاعات پروژه که در نرم افزاری تحت وب به روز شده اند، می توان به نتایج مثبتی در اجرای پروژه دست یافت.