چرایی نیاز به مدیریت واگذاری

واگذاری وظایف و کارهای متعدد از تخصص های مدیران بوده و با استفاده از واگذاری وظایف می توانید حوزه کاری خود را گسترش دهید.در پروژه های بزرگ و کلان که تعداد منابع انسانی یا کارکنان زیاد می باشد به مدیریت، تخصص و تجربه ای نیاز می باشد تا بتوان واگذاری کارها و وظایفی با ابعاد بزرگ را مدیریت کرد.در مدیریت واگذاری، وظایف و پروژه های بزرگ و کوچک با الولویت و اهمیت متفاوتی وجود دارند که اگر این کار توسط مدیران و افراد متخصص صورت نگیرد پروژه با افزایش زمان و هزینه رو به رو خواهد شد.همچنین با توجه به پیمان ها و قرارداد هایی که میان افراد مختلف برای واگذاری شکل می گیرد، مدیر مربوطه باید تسلط و دانش و تجربه کافی در زمینه انواع قرارداد ها و مسائل حقوقی را دارا باشد.

مدیریت واگذاری در صنعت ساختمان

در صنعت ساختمان و شرکت هایی که در این زمینه وجود دارند همواره با پروژه هایی متعدد با ابعاد بزرگ مواجه می شوند که افراد بسیاری در هر پروژه مشغول به کار هستند.با توجه به اینکه در پروژه های ساختمانی مدیریت زمان و هزینه و انجام پروژه طبق برنامه زمانبندی پیش بینی شده و کاهش انحرافات زمان و هزینه از مسائل حائز اهمیت می باشد، مدیریت واگذاری به وسیله ابزارهایی که مدیران در اختیار دارند موثر واقع شده و باعث جلوگیری از دوباره کاری ها و مدیریت بهتر همراه با بازدهی بالاتری می گردد.در این زمینه شرکت مشاوران بیم با استفاده از فناوری مدلسازی اطلاعات ساختمان (BIM) به مدیرت واگذاری به شکل شفافی می پردازد که تمامی جزییات و اسناد و مدارک پروژه مشخص می باشند.مزایای این رویکرد سبب می شود تا سازمان یا کارفرمایی که به ایجاد پیمان واگذاری مدیریت پرداخته است از تمامی ابعاد پروژه در زمینه های مالی و فنی آگاه باشد. همچنین اجرای پروژه نیز مطابق با برنامه های پیش بینی شده صورت پذیرد.

مزایای مدیریت واگذاری در پروژه های ساختمانی

در پروژه های ساختمانی مدیریت واگذاری نتایج مثبت بسیاری را همراه دارد که از این میان موارد زیر را می توان نام برد :

 

 

افزایش بهره وری : با استفاده از مدیریت واگذای وظایف سریع تر به تیم های انتقال داده شده و از وقفه ها جلوگیری می شود.بدین ترتیب بازده و بهره وری کارکنان افزایش یافته و کاهش هزینه ها نیز اتفاق می افتد.

یکپارچگی : مدیریت واگذاری سبب می شود تا کارها به صورت یکپارچه و در ارتباط با یکدیگر و مطابق با برنامه زمانی پیش روند.

فراگیر بودن و پیگیری : برنامه ای یکپارچه به منظور انطباق کارها و وظایف با منابع انسانی و تاریخ های شروع و پایان و دیگر موارد مرتبط به منظور مدیریت و کنترل بهتر ایجاد می شود.

کنترل هزینه ها : کارکنان برای کارهای مختلفی که به آن ها تخصیص داده شده است همان مبلغ اولیه را دریافت می کنند و ارزش های بیشتر بازدهی بالاتری ایجاد می گردد.

ایجاد انعطاف و تغییر پذیری : با استفاده از پیاده سازی برنامه های مدیریت واگذاری به کارکنان چندین وظیفه مختلف را واگذار کرده و یا هر کار را با کارکنان مختلف به انجام می رسانید.مدیریتی که در این زمینه با استفاده از نرم افزارهای عملیاتی اعمال می شود باعث کاهش زمان نیز می گردد.

کنترل و منطبق سازی : بدین ترتیب می توانید اطمینان یابید که هر یک از کارکنان در وظایف خود در پروژه مورد نظر مشغول باشند.

امنیت و مدیریت تجهیزات : با استفاده از مدیریتی در واگذاری می توانید اجازه و یا لغو هر کاری را در زمان مورد نظر انجام دهید و گاها می توانند این وظایف مرتبط با تجهیزات و امکانات موجود باشند.

مدیریت و اجرای پروژه های واگذاری

مدیریت و اجرای پروژه های واگذاری شده از دغدغه های اصلی سازمان های بزرگ می باشد.بدین ترتیب انتخاب پیمانکار اصلی یا مدیر طرح به یکی از اجزای موثر در انواع پروژه ها تبدیل شده است.مدیران سازمان ها در موارد مختلف فهرستی از پیمانکاران یا مدیران طرح با تجربه و تخصص مربوط به حوزه پروژه خود جمع آوری می کنند و با روش های متفاوت و ارزیابی صلاحیت پیمانکاران پروژه را به آن ها واگذار می نمایند.پیمانکار اصلی یا مدیر طرح انتخاب شده قراردادی به اسم پیمان مدیریت را با سازمان مربوطه به منظور انجام پروژه در مدت زمان مشخص و با بهای پیمان تعیین شده به امضا می رساند و متعهد می شود تا خدماتی ارائه داده و مطابق با الزامات قراردادی همراه با بهره وری مناسب و بهبود عملکرد عمل می نماید.در این راستا شرکت مشاور بیم همواره در پروژه های بزرگ و با اهمیت نقش داشته و به دلیل صلاحیت، تجربه و تخصصی که در انواع پروژه ها از آن بهره می بریم، در مدیریت واگذاری و یا مدیریت پیمان بسیاری از پروژه ها شرکت داشته ایم.

فرآیند پیمان مدیریت واگذاری

در ابتدای کار سازمانی که قصد واگذاری مدیریت پروژه ای را دارد گزارشی توجیهی از مزایای انجام پیمان مدیریت را ارائه می دهد و مجوز مربوطه را از هیئت واگذاری و یا ذی نفعان اصلی دریافت می کند.سپس شرکت ها یا پیمانکاران یا افراد حقوقی که تمایل به مدیریت پیمان واگذاری را دارند تمایل و قصد خود را اعلام می کنند.سازمان مربوطه پس از بررسی شرایط پیمانکاران و احراز واجد شرایط بودن آنان پیمانکار یا مدیر طرحی که دارای صلاحیت می باشد را انتخاب نموده و به عقد قرارداد مدیریت واگذاری می پردازد.در این مسیر معیار هایی برای مشخص نمودن واجد شرایط بودن پیمانکاران و مدیران طرح وجود دارد و سازمان مربوطه صلاحیت های فنی، مالی و تخصصی یا علمی را مد نظر قرار می دهد.چند مورد از این معیارها عبارتند از :

• میزان سابقه کاری مدیریتی متقاضیان در انواع پروژه های متفاوت
• میزان سابقه کاری متقاضی در حوزه مربوط به پیمان به صورت خاص
• سوابق، مدارک علمی و تخصصی یا دانش اعضای هیئت مدیره و یا مدیران و اعضای اصلی
• بررسی توان مالی با توجه به پیشینه پروژه های متقاضی

 

اما سازمانی که به واگذاری مدیریت پرداخته است به منظور نظارت و کنترل بر حسن اجرای پیمان و وظایف محول شده می تواند در طول مدت اجرای پیمان نظارت هایی را به عمل آورد.چگونگی و میزان این نظارت ها در پیمان یا قرارداد مربوطه مشخص می شوند تا سازمان مربوطه دارای ناظر مقیم در کارگاه و یا همراه با نظارت عالیه باشد. در نتیجه اجرای پیمان مطابق با نظرات و خواسته های کارفرما یا سازمان انجام گرفته و از ایجاد تعارضات در زمان اختتام و پایان پیمان جلوگیری می شود.