مدیریت هزینه
به صورت کلی مدیریت هزینه که بیشتر با هدف ارائه برنامه های مالی مختص پروژه ها شکل می گیرد، سعی دارد برآورد مناسبی از هزینه های پروژه ارائه دهد تا در از انحراف هزینه پروژه جلوگیری کند و شاهد میانگین سرریز هزینه در پروژه نباشیم.این برآورد ها که به عوامل متعددی توجه می کند از مدیریت ارزش کسب شده (EVM) به دست می آید.حال هر پروژه شامل هزینه هایی در طول حیات شکل گیری و خاتمه خود می باشد که به این هزینه ها، هزینه های چرخه حیات پروژه می گویند و در کل شامل هزینه های ایجاد و توسعه (طراحی و ساخت) و هزینه های پشتیبانی (بهره برداری) می باشد.مدیران پروژه نیز باید تمامی هزینه های چرخه حیات پروژه را در نظر بگیرند و در نظر داشته باشند که هزینه های اصلاح و ویرایش خطاهای پیش آمده در فازها و مراحل پایانی پروژه با افزایش چشم گیری مواجه خواهد بود.
فرآیند های مدیریت هزینه
اصولا مدیریت هزینه پروژه فرآیندی است برای اطمینان از اینکه تیم پروژه کارها را با همان بودجه تعیین شده به صورت کامل انجام داده و به پایان رسانده است و شامل سه فرآیند اصلی زیر می باشد :
- برآورد هزینه
- بودجه بندی هزینه (برنامه ریزی مالی)
- کنترل هزینه
برنامه ریزی مالی پروژه
پس از تهیه برآورد از تخمین هزینه ها و پس از اینکه منابع مورد نیاز پروژه برای هزینه ها مشخص شد، به برنامه ریزی مالی پروژه خواهیم رسید و باید هزینه ها متناسب با زمان بندی ورود نقدینگی به پروژه در زمان های مختلف اختصاص یابند.در واقع این هزینه ها در زمان مشخص به هر یک از عناوین کاری ساختار شکست کار پروژه اختصاص می یابند.هدف اصلی از برنامه ریزی مالی پروژه ایجاد یک مبنای هزینه برای سنجش عملکرد پروژه در طول چرخه حیات پروژه و تعیین نیازمندی های اعتباری هر یک از کارها در زمان مشخص می باشد.در این مرحله یک ( مبنای هزینه ) ایجاد شده است که مدیران از این مبنا جهت اندازه گیری و کنترل عملکرد پروژه استفاده می کنند و برنامه ریزی های مالی خود را با دقت بالایی انجام می دهند تا در مراحل میانی پروژه با کمبود بودجه مواجه نشوند.همچنین با منطبق سازی صورت وضعیت های تایید شده و میزان پرداختی موقت این صورت وضعیت ها بر برنامه مالی ایجاد شده، می توان در هر دوره تمامی هزینه های عملیاتی مهم پروژه را مورد بررسی قرار داد.
اندوخته های مالی
اما به غیر از برنامه ریزی مالی که برای کارهای مختلف صورت گرفته است، مدیران باید به منظور کاهش ریسک هزینه ای پروژه اندوخته هایی را برای هر یک از پروژه ها در نظر بگیرند.این نوع از هزینه ها به دو گروه تقسیم می شوند: دسته اول که اندوخته های اقتضایی نام دارند به میزان پولی اشاره دارد که برای موقعیت های آینده که بخشی از این موقعیت ها در برنامه ریزی وجود دارد، در نظر گرفته می شوند و این میزان از اندوخته ها در مبنای هزینه پروژه در نظر گرفته می شود. دسته دوم که به اندوخته های مدیریتی یا ناشناخته های ناشناخته شهرت دارند، میزان اعتبار و بودجه ای می باشند که مدیران برای بحران ها و موقعیت های آینده که غیرقابل پیش بینی می باشند در نظر گرفته اند مانند بیمار شدن اعضای کلیدی پروژه یا ایجاد شرایط اقتصادی وخیم به صورت ناگهانی.
رویکرد مهندسین مشاور بیم در برنامه ریزی مالی
پس از ایجاد یک برنامه مالی و بودجه بندی هزینه ها باید در طول اجرای پروژه بر عملکرد هزینه های پروژه مطابق با برنامه ایجاد شده نظارت به عمل آورد و ما در این راستا از ابزار و نرم افزار های تخصصی مدیریت و کنترل هزینه استفاده می کنیم که جلسات بازنگری عملکرد و اندازه گیری عملکرد به وسیله رویکرد ارزش کسب شده از مباحث مهم در این زمینه می باشد. مدیریت ارزش کسب شده ابزاری جهت شناسایی تناقضات میان سرعت مصرف بودجه و سرعت کار انجام شده می باشد.مدیران پروژه و مسئولان کنترل پروژه از این ابزار برای نظارت بر پیشرفت مطابق برنامه ریزی مالی پیش بینی شده استفاده می کنند.مهم ترین دلیل استفاده از این روش ارتباطی است که این روش میان هزینه و زمان به صورت همزمان ایجاد می کند و مدیران پروژه قادر خواهند بود بودجه برنامه ریزی شده پروژه را با هزینه های واقعی و ارزش کسب شده پروژه مورد سنجش قرار دهند تا با توجه به این گزارشات قادر به مدیریت هر چه بهتر پروژه خود باشند وبتوانند برنامه مالی را گاها با توجه به گزارشات و وضع موجود در پروژه شامل تغییراتی برای بهبود برنامه کنند.در تیم ما نیز تمامی خدمات با رویکرد متناسب با پروژه انجام شده و برنامه ریزی های مالی پروژه با جزییاتی مطابق با خواسته های کارفرما در زمینه مالی ایجاد می گردند.
اجزاء کلی برنامه ریزی مالی
در نگاهی جزئی تر می توان برنامه ریزی مالی را در در چند جزء تعریف کرد.برنامه ریزی مالی باید شامل ثبت هزینه ها و درآمد های حال حاضر باشد و تمامی هزینه ها در این برنامه ثبت شود و هزینه های آینده نیز در آن پیش بینی شده باشد.حتی در بعضی جوانب گاها باید به سرمایه گذاری درآمد های کنونی حاصل از پروژه اندیشه شده باشد و باید سعی شود تمامی هزینه هایی که به منابع اختصاص داده شده اند به موقع پرداخت شوند و بدهی های زیادی شامل پروژه نشود تا اعتبار سازمان حفظ شود.همچنین باید همیشه برای مخاطرات و ریسک هایی که متوجه پروژه و دارایی های ما در طول چرخه حیات هستند از مدتی قبل راهکارهایی در نظر داشته باشیم.تا در این صورت توانایی مدیریت بحران با توجه به برنامه ریزی مالی پروژه وجود داشته باشد.
